Il est 22 h, votre salon est fermé, et quelqu’un cherche un créneau pour samedi. S’il peut réserver en trois clics, il réserve. S’il doit rappeler demain à l’heure d’ouverture, il y a de bonnes chances qu’il aille voir ailleurs, ou qu’il oublie.
Un logiciel de réservation règle ce problème. Mais l’offre est large : des plateformes avec leur propre annuaire de salons, des outils pour restaurants, des agendas généralistes. Les modèles de prix ne se ressemblent pas, et les différences se cachent dans des détails qu’on ne lit qu’après avoir signé.
Ce guide vous donne les critères pour comparer, et cite ce que les éditeurs connus annoncent eux-mêmes sur leur site officiel. Le choix final dépend de votre façon de travailler. Les tarifs changent souvent, nous n’en citons aucun : vérifiez-les le jour où vous comparez.
Commission ou abonnement : le premier tri
C’est la question qui pèse le plus sur la facture à long terme. Trois modèles reviennent, et certains éditeurs en combinent plusieurs.
La commission sur les nouveaux clients
Plusieurs plateformes de beauté ont leur propre site ou application où les particuliers cherchent un salon. Quand un client vous découvre par ce biais, la plateforme prend une commission. Treatwell, par exemple, indique ne facturer de commission que sur la première réservation, « comme des frais d’apport d’affaires », les suivantes en étant exemptées. Fresha annonce aussi des frais ponctuels pour les nouveaux clients venus de sa place de marché, et précise n’en facturer jamais pour les clients récurrents.
Ce modèle peut se défendre : vous ne payez que pour un client qu’on vous a amené. Reste à savoir, réservation par réservation, si ce client vous a vraiment été amené par la plateforme ou s’il vous connaissait déjà.
La commission par couvert
Côté restaurants, TheFork Manager distingue deux cas sur sa page de tarifs : les réservations qui viennent de TheFork, de Tripadvisor et de leurs partenaires sont facturées selon un pourcentage de l’addition moyenne par personne ; celles qui viennent de votre site, d’Instagram ou de Facebook sont incluses, sans frais. L’éditeur indique aussi ne prélever aucune commission sur les réservations reçues par l’intégration Google.
L’abonnement sans commission
D’autres éditeurs facturent un abonnement, quel que soit le nombre de réservations. Planity met en avant une prise de rendez-vous « sans commission ». Zenchef, pour les restaurants, annonce un système qui ne prélève aucune commission sur les réservations, avec un engagement d’un an minimum. Fresha fonctionne par abonnement mensuel, avec une formule pour les indépendants et une autre facturée par membre de l’équipe qui prend des rendez-vous.
Enfin, les agendas généralistes comme Calendly proposent une version gratuite et des abonnements payants par utilisateur. Ils servent à prendre des rendez-vous de toute sorte, sans annuaire de clients derrière.
| Modèle | Ce que vous payez | Exemples (selon leur site officiel) | La question à poser |
|---|---|---|---|
| Commission sur les nouveaux clients | Des frais quand un client arrive par la plateforme | Treatwell, Fresha | Comment savez-vous qu’un client est « nouveau » ? |
| Commission par couvert | Un pourcentage de l’addition sur les réservations venues de la plateforme | TheFork Manager | Quels canaux sont sans frais ? |
| Abonnement | Une somme fixe chaque mois ou chaque année | Planity, Zenchef, Fresha | Quelle durée d’engagement ? |
| Gratuit avec options payantes | Rien au départ, puis des fonctions payantes | Calendly | Quelles fonctions manquent à la version gratuite ? |
Faites le calcul avec vos propres chiffres : nombre de réservations par mois, part de nouveaux clients, panier moyen. C’est le seul moyen de comparer un abonnement fixe à une commission variable.
Rappels SMS et rendez-vous non honorés
Un client qui oublie son rendez-vous (le fameux « no-show »), c’est un créneau perdu que vous ne pourrez pas revendre au dernier moment. Les rappels automatiques sont la première parade. Planity indique envoyer une confirmation par e-mail puis un rappel par SMS 24 heures avant le rendez-vous. Fresha inclut des rappels par SMS et par e-mail, Zenchef aussi pour les restaurants. Chez Calendly, les rappels automatiques font partie des formules payantes.
Vérifiez trois points. Le délai du rappel est-il réglable (la veille, deux heures avant) ? Les SMS sont-ils inclus sans limite, ou décomptés d’un forfait qu’il faut recharger ? Le client peut-il annuler ou déplacer son rendez-vous depuis le message, ce qui vous laisse le temps de remplir le créneau ?
Acompte, empreinte bancaire et paiement en ligne
Quand les rappels ne suffisent pas, il reste à engager le client financièrement. Deux mécanismes existent.
L’acompte : le client paie une partie de la prestation en réservant. S’il ne vient pas, vous gardez la somme selon les conditions affichées.
L’empreinte bancaire : le client enregistre sa carte, rien n’est débité tout de suite, mais vous pouvez prélever des frais en cas d’absence ou d’annulation tardive. TheFork Manager inclut la garantie par carte bancaire et le prépaiement dans ses formules. Planity propose des options de prépaiement partiel ou total. Zenchef met en avant les prépaiements pour réduire les absences. Calendly permet d’encaisser à la réservation par Stripe ou PayPal, sur ses formules payantes.
Quel que soit l’outil, demandez les frais de transaction (ils s’ajoutent souvent à l’abonnement), le délai de versement sur votre compte, et la façon dont vos conditions d’annulation sont présentées au client avant qu’il réserve. Le client doit savoir, avant de payer, ce qu’il lui en coûtera s’il ne vient pas.
Comment le logiciel s’intègre à votre site
Votre site reste l’endroit où vous présentez vos prestations, vos tarifs et vos photos. La réservation doit s’y raccorder sans que le client se perde. Il y a trois façons de faire.
Le lien
Un simple lien « Réserver » qui ouvre votre page sur le site de l’éditeur. C’est rapide à mettre en place et ça fonctionne partout, y compris dans votre bio Instagram. Planity, par exemple, fournit un lien unique vers votre page. Inconvénient : le client quitte votre site. Regardez à quoi ressemble cette page : affiche-t-elle d’autres établissements que le vôtre ?
Le bouton
Un bouton intégré à votre site qui ouvre la réservation par-dessus la page, ou dans un nouvel onglet. Fresha documente l’ajout d’un bouton de réservation sur votre site. Le client garde l’impression de rester chez vous.
Le module intégré
La réservation s’affiche directement dans une page de votre site, souvent dans un cadre fourni par l’éditeur. Zenchef propose un module à ajouter au site du restaurant, TheFork Manager un bouton de réservation pour le site et la page Facebook, sans commission sur les couverts générés selon l’éditeur, et Calendly permet d’intégrer son agenda à une page, couleurs personnalisables selon la formule. C’est la solution la plus intégrée, à condition que le module s’affiche bien sur téléphone : testez-le sur le vôtre avant de choisir.
Sur un site de barbier ou de restaurant, le bouton de réservation doit être visible sur chaque page, sans avoir à le chercher.
Réserver depuis Google
Beaucoup de clients ne passent même pas par votre site. Ils vous trouvent sur Google Maps et veulent réserver depuis votre fiche Google Business.
Google propose pour cela une fonction de réservation (souvent appelée « Réserver avec Google ») qui passe par un fournisseur partenaire : vous activez les réservations depuis votre fiche et choisissez votre logiciel parmi les partenaires compatibles. Google précise dans son aide que votre fournisseur peut vous facturer ces réservations. Si votre logiciel n’est pas partenaire, vous pouvez toujours ajouter votre propre lien de réservation sur la fiche.
Planity, Fresha, TheFork Manager et Zenchef annoncent chacun une intégration avec la réservation Google. Les conditions d’activation varient d’un éditeur à l’autre : demandez-les avant de signer. Dans tous les cas, gardez le même nom, la même adresse et les mêmes horaires dans le logiciel et sur votre fiche. Et pensez à vérifier le modèle de prix : une réservation venue de Google est-elle comptée comme un « nouveau client » soumis à commission ? Posez la question par écrit.
Vos données clients
C’est le critère qu’on regarde le moins, et celui qui coûte le plus cher le jour où vous voulez changer d’outil. Au bout de deux ans, votre logiciel contient les noms, les téléphones, l’historique des prestations et parfois les préférences de centaines de clients. Ce fichier a de la valeur pour vous.
Zenchef met en avant « la pleine propriété des données » pour le restaurateur. Pour les autres éditeurs cités, nous n’avons pas trouvé d’engagement aussi explicite sur leurs pages publiques, ce qui ne veut pas dire qu’il n’existe pas : lisez les conditions générales.
Les questions à poser :
- Pouvez-vous exporter votre fichier clients complet, dans un format lisible par un tableur (CSV, Excel) ?
- L’historique des rendez-vous fait-il partie de l’export ?
- La plateforme peut-elle contacter vos clients pour leur proposer d’autres établissements ?
- Que deviennent vos données si vous résiliez ?
Demandez à voir un export avant de signer. Une réponse vague ici doit vous faire réfléchir.
La synchronisation avec votre agenda
Si vous notez aussi vos rendez-vous personnels dans Google Agenda ou sur votre téléphone, vérifiez comment le logiciel communique avec cet agenda. La synchronisation peut aller dans un seul sens (vos réservations s’affichent dans votre agenda personnel) ou dans les deux (un rendez-vous chez le dentiste bloque aussi le créneau à la réservation).
L’aide de Fresha détaille bien cette différence : synchronisation dans les deux sens avec Google Agenda, dans un seul sens avec Apple Calendar et Outlook. Calendly connecte un agenda en version gratuite et plusieurs sur ses formules payantes, dont Google et Outlook. Si vous travaillez à plusieurs, vérifiez aussi que chaque membre de l’équipe a son propre planning et que le client peut choisir avec qui il prend rendez-vous.
La liste à cocher
- Vous avez calculé le coût sur un an avec vos chiffres : abonnement, commissions, SMS, frais de paiement.
- Vous connaissez la durée d’engagement et les conditions de résiliation.
- Les rappels SMS sont inclus, ou leur coût est clair.
- L’acompte ou l’empreinte bancaire est possible, et vos conditions d’annulation s’affichent avant la réservation.
- Le module s’intègre à votre site et s’affiche bien sur téléphone.
- La réservation depuis votre fiche Google fonctionne, et vous savez si elle est soumise à commission.
- Vous pouvez exporter votre fichier clients complet.
- L’agenda se synchronise dans le sens qui vous convient.
En pratique
Commencez par votre façon de travailler : seul ou en équipe, beaucoup de nouveaux clients ou une clientèle d’habitués, rendez-vous courts ou longues séances. Puis comparez deux ou trois logiciels sur ces critères, avec un essai gratuit quand il existe. Le logiciel qui convient au salon d’en face ne sera pas forcément le bon pour vous.
Si vous avez déjà un logiciel, vous n’êtes pas obligé d’en changer pour refaire votre site : nous étudions votre outil, ses possibilités d’intégration et ses abonnements, et l’intégration est chiffrée au devis, à côté des formules du site. Décrivez-nous votre activité et votre outil actuel, nous vous répondons avec un devis détaillé.
Fondateur de Madaria, je conçois et je code des sites pour des indépendants et des TPE, de Lyon à Capbreton. En savoir plus